5 أيام 06/04/2025
دورة: السكرتارية المعاصرة والإدارة الفعالة
الهدف العام للدورة التدريبية
• اطلاع المشاركين على الحديث في علم السكرتارية و إدارة المكاتب.
• إطلاع المشاركين على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتاريا المعاصرة.
• تمكين المشاركين من اعداد المخاطبات الرسمية و تقارير العمل.
• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات.
• تمكينهم من التخطيط لا عمالهم و تنظيم اعمال رؤسائهم.
• تمكينهم من مهارة الرد على الهاتف
• تنمية مهارات المشاركين بالاستشعار عن بعد والتصرفات التي يرغب بها رؤسائهم بالتلميح لا بالتصريح.
• القدرة على التكيف مع الرؤساء الجدد والتعرف على سلوكياتهم بشكل مباشر.
• تمكين المشاركين من مهارات التعامل مع مختلف الانماط السلوكية والادارية.
• تنمية مهاراتهم في ادارة وقتهم و تنظيم اعمال رؤسائهم .
• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وادارة عملية انعقادها.
• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.
• إلمام المشاركين بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
المشاركون المستهدفون من الدورة التدريبية
• سكرتارية الدوائر والاقسام والادارات المختلفة في الوزارات والمنظمات والهيئات والشركات
• سكرتارية المدراء ورؤساء الاقسام في الوزارات والمنظمات والهيئات والشركات
• موظفي الاستقبال والعلاقات العامة في الوزارات والمنظمات والهيئات والشركات
المحتوى العلمي للدورة التدريبية
• مقدمة تعريفية الى علم السكرتارية في العصر الحادي والعشرين.
• اهمية السكرتارية في نجاح و تنظيم اعمال المؤسسات والمنظمات والهيئات.
• الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل
• السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري
• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
• الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
• مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.
• أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.
• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
• التطوير الذاتي، التقييم الذاتي، كشف وتحديد نقاط القوة والضعف.
• التخطيط، التنظيم، تحديد الأولويات لإدارة أفضل.
• اعداد المخاطبات الرسمية و تقارير العمل.
• آل (5S) لتنظيم و ترتيب المكاتب و الملفات و ادارة الاعمال المكتبية بطريقة مناسبة والتي تعد مدخل لادارة الجودة الشاملة في المؤسسات والهيئات والمنظمات.
• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب
• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.
• إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
• حفظ وتوثيق البيانات وفهرستها يدويا والكترونيا
• مهارات الإتصال وإدارة المؤتمرات.
• مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات والإجتماعات
• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.
• عناصر ومراحل عملية الاتصال.
• وسائل الاتصالات المختلفة.
• عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال
• كيفية الرد على الهاتف المباشر والتخلص من المكالمات غير المرغوب بها
• تطبيقات البرمجة اللغوية العصبية في مجال السكرتارية و ادارة المكاتب.
• المهارات التي يجب ان تتقنها السكرتيرة لتنجح في عملها في قرن المعلوماتية.
• طرق و أساليب الاستشعار عن بعد و معرفة ما يريده الرئيس بالتلميح لا التصريح.
• دلالات حركة الجسم و ايماءاته ( اليدين, القدمين, العينين، الوجه) و تفسير معنى كل حركة و ايماءاته .
• طرق التخلص من العادات و المشاعر السلبية و القلق و الخوف و الاوهام .
• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
• إدارة البريد الالكتروني.
• مهارات العرض والتقديم .
• امن وسرية المستندات والمعلومات.
• القواعد العشرون لنجاح السكرتيرة او مديرالمكتب
• كيف تحقق التوافق والانسجام مع مديرك و بقية المراجعين و الموظفين؟
• اختبارات السلوك والشخصية و حالات عملية.
• حالات وورش عملية وتطبيقية
• تقييم وختام الدورة التدريبية